Si vous voyagez pour affaires ou utilisez un véhicule personnel pour le travail, il y a de fortes chances que vous engagiez des dépenses professionnelles.
Afin d’être équitablement remboursé, vous devez consigner vos dépenses dans une note de frais. D’un autre côté, les employeurs ont besoin de notes de frais pour savoir combien l’entreprise dépense et où.
Ici, nous couvrirons les bases d’une note de frais, comment la remplir et verrons un exemple en action.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais suit les articles et les services que vous achetez pendant que vous travaillez. Ceux-ci sont souvent – mais pas exclusivement – utilisés pour les voyages d’affaires.
Bien qu’une note de frais soit nécessaire pour tout employé qui souhaite se faire rembourser une dépense professionnelle, comme un voyage, de l’essence ou des repas, elle est tout aussi importante pour l’employeur. Voici pourquoi:
1. Remboursements précis.
Voici le hic – les employés veulent être remboursés pour les dépenses qu’ils ont payées de leur poche. Mais, d’un autre côté, les employeurs veulent avoir l’assurance que ces dépenses sont justes et légitimes. Une note de frais fournit un processus normalisé qui répond à ces deux préoccupations.
2. Contrôle des coûts
Les rapports de dépenses vous permettent de suivre les dépenses au fil du temps et d’identifier si une catégorie de dépenses particulière (telle que le transport ou les hôtels) génère des coûts excessifs. Ensuite, vous pouvez élaborer des stratégies pour réduire ou éliminer ces coûts.
3. Simplifie les déductions fiscales
De nombreuses dépenses professionnelles sont déductibles des impôts. Cependant, vous devez les enregistrer avec précision (avec reçus) avant de demander une déduction. C’est là que les rapports de dépenses peuvent être utiles – fournissant des preuves solides sur quand, où et comment les dépenses ont été engagées.
Voyons maintenant ce qu’il faut inclure dans une note de frais et les catégories d’activités courantes.
Quoi inclure dans une note de frais
Une note de frais contient une variété d’informations – cependant, vous devez inclure plusieurs détails, tels que :
- Informations d’identification de la personne qui remplit le rapport - il peut s’agir de votre nom, de votre titre ou de vos coordonnées.
- Date - la date à laquelle vous avez engagé la dépense.
- Montant - le coût total d’une dépense engagée, taxes comprises.
- Description - un bref compte rendu de chaque dépense d’entreprise.
- Catégorie - le type de dépense encourue (par exemple, stationnement, fournitures de bureau ou essence).
Un rapport peut également inclure des informations intéressantes, comme si une dépense appartient à un client ou à un projet spécifique, ou un espace pour expliquer certaines dépenses qui ne correspondent pas clairement à une catégorie.
Ensuite, vous devez calculer (et enregistrer) le sous-total pour chaque catégorie de dépenses et le grand total de toutes les dépenses.
Catégories courantes de notes de frais
Avec les catégories de dépenses, vous comprendrez mieux quelles dépenses peuvent et ne peuvent pas être remboursées. De plus, vous atténuerez également les futurs maux de tête de votre comptable ou de votre spécialiste en déclarations.
En parlant d’impôts, c’est une bonne idée d’utiliser les catégories de l’IRS dans votre note de frais. Voici une liste des types les plus courants :
- Frais de voiture et de camion
- Commissions
- Assurance
- Intérêt
- Services juridiques et professionnels
- Frais d’adhésion
- Fournitures de bureau
- Frais de port et d’expédition
- Réparations et entretien
- Transport
- Frais de déplacement (hôtels, repas, stationnement, etc.)
- Utilitaires
- Véhicules, machines et équipements
Le choix des bonnes catégories dépendra de votre type d’entreprise. Par exemple, une entreprise de livraison directe consacrera des catégories à l’expédition, à l’impression et au stockage, tandis qu’une entreprise de publicité peut avoir des catégories pour les services numériques.
Comment remplir une note de frais
Une note de frais peut être remplie manuellement ou électroniquement à l’aide d’un logiciel ou d’applications de comptabilité .
Voyons d’abord comment remplir manuellement une note de frais :
- Commencez par remplir les informations obligatoires dans le rapport, telles que votre nom et votre titre.
- Dans l’ordre chronologique, inscrivez chaque dépense dans la catégorie appropriée.
- Avec chaque dépense, indiquez la date à laquelle elle a été engagée, le montant total et une brève description de celle-ci.
- Calculez le sous-total pour chaque catégorie et le grand total de toutes les dépenses.
- Enfin, joignez les reçus correspondants au rapport. Les reçus doivent indiquer clairement la date et le montant total.
- Soumettez le rapport à votre responsable de ligne ou de service qui le vérifiera pour les réclamations illégitimes ou les violations de la politique.
De nombreuses petites entreprises peuvent bénéficier de l’utilisation d’un modèle de note de frais standard. Cependant, selon votre taille ou votre secteur d’activité, il peut être judicieux d’utiliser un logiciel de comptabilité – comme Xero , QuickBooks ou FreshBooks - pour suivre les dépenses.
De plus, des applications de comptabilité comme Sunrise , ZoHo Books , GoDaddy Bookkeeping permettent aux employés de saisir facilement les reçus, le kilométrage de la voiture et d’autres dépenses en déplacement.
Dernières pensées
Les rapports de dépenses éliminent les conjectures quant au montant d’argent que votre entreprise dépense et où il va. Fait correctement, vous pouvez rembourser avec précision les employés, simplifier vos impôts et même faire des projections financières pour l’année à venir.